مراحل اخذ معافیت تحصیلی برای اپلای

یکی از مهمترین کارهای اداری برای خروج از کشور که دانشجویان پسر باید 
انجام دهند عبور از هفت خان اخذ معافیت تحصیلی از سازمان نظام وظیفه 
عمومی و مجوز خروج از کشور از اداره گذرنامه است. اگر غیبت سربازی ندارید 
و اصل نامه پذیرش خود را از دانشگاه پذیرفته شده دریافت کرده اید، اولین 
کار این است به سامانه نشا مراجعه و در آنجا ثبت نام کنید. هنگام 
ثبت نام مدارکی که در صفحه اول به توضیح داده شده را اسکن و آپلود کنید. 
با ورود به سامانه در قسمت “مدیریت درخواست ها” میتوانید گزینه “ثبت در 
خواست نامه معرفی نامه به نظام وظیفه” را پیدا کرده و وارد آن شوید. در 
آنجا باید صفحه اول گذرنامه و آخرین مدرک گواهی اشتغال به تحصیل خود را 
اگر در دسترس دارید آپلود کرده و در خواست خود را ارسال کنید.

از این مرحله تازه مراحل اداری آغاز می شود

مرحله اول : سازمان امور دانشجویان

قبل از هرچیز به شدت توصیه می کنیم که برای انجام این کار صبح خیلی زود و در اول تایم اداری به سازمان امور دانشجویان واقع در میدان فردوسی، خیابان شهید موسوی (فرصت) مراجعه کنید. زیرا هم بسیار خلوت تر است و از انتظارهای طولانی در صف ظهر و بعد از ظهر راحت می شوید و هم برخورد مناسب تری با شما می شود.

(به طور کلی برای آرامش اعصاب و روان خود، انتظارتان را از برخورد 
کارمندهای این اداره پایین نگاه دارید!!)

شما میتوانید صبح فردای روزی که درخواست خود را از طریق سامانه ارسال کردید به اداره مراجعه کنید و با گرفتن نوبت از دستگاه، به مسئول مربوطه رجوع کنید. او با گرفتن شماره پرونده شما در سامانه نشا و بررسی اصل مدارک پذیرش (مدرک i20 برای پذیرفته شدگان آمریکا الزامی است) و تمامی مدارکی که قبلا آپلود کردید (سعی کنید از تمامی مدارک قبل از مراجعه کپی تهیه کنید، ساختمان اصلی سازمان امور دانشجویان که 20 متر بالاتر قرار دارد تمام خدمات کپی و پرینت را انجام می دهد)، نامه درخواست شما برای معافیت را خطاب به سازمان نظام وظیفه عمومی صادر می کند.

مرحله دوم : هفت خان نظام وظیفه و وثیقه

در این مرحله سفرهای شما بین میدان فردوسی و میدان سپاه آغاز می شود که اگر خوش شانس باشید و مدارکتان تکمیل باشد این سفر حداقل دوبار صورت می گیرد. با در دست داشتن نامه درخواست معافیت، مدارک شناسایی (و برگ سبز اگر قبلا آن را دریافت کرده اید) تا قبل از ساعت 12 ظهر به سازمان نظام وظیفه عمومی واقع در میدان سپاه مراجعه کنید.

اگر می خواهید کارهای شما سریعتر پیش برود، از قبل با شعبه بانکی که قرار 
است وثیقه خود را در آن قرار دهید هماهنگ کرده باشید تا نامه نهایی نظام 
وظیفه را در همان روز خطاب به شعبه بانک مورد نظر بگیرید. در نظر داشته 
باشید بانک های مختلف شرایط مختلف برای صدور گواهی ضمانت نامه دارند که 
می توانید از قبل بررسی کنید. ولی چنانچه فرق چندانی برای گرفتن ضمانت 
نامه بانکی 20میلیون تومانی برای شما وجود ندارد سریعترین و بهترین راه، 
باز کردن حساب در بانک ملی شعبه نظام وظیفه است.

با توجه به توضیحات بالا پس از ورود به سازمان نظام وظیفه عمومی به باجه معافیت تحصیلی رجوع کرده تا اجازه شما برای ورود به ساختمان اصلی را صادر کند. پس از آن با بررسی امنیتی وارد محوطه اصلی نظام وظیفه می شوید که در ساختمان واقع در شمال شرقی سازمان می توانید ادامه کارهای خود را پی بگیرید. ابتدا دو نوبت برای بررسی مدارک و امور مالی از دستگاه دریافت کنید. وقتی نوبت شما شد با مدارک و نامه سازمان امور دانشجویان به افسر مربوط رجوع کنید. در آنجا چنانچه مدارک مشکلی نداشته باشد، شما را به باجه امور مالی (که قبلا نوبت آن را دریافت کردید!!) راهنمایی می کند تا نامه خطاب به بانک را دریافت کنید.

افسر باجه امور مالی از شما می خواهد نام و شعبه بانکی که در نظر دارید را به او بگویید تا نامه ای خطاب به آن را صادر کند. با گرفتن نامه باید به بانک مراجعه کنید. در این مرحله خود را برای ثبت هزاران امضا در مدارک مختلف بانکی آماده کنید!! بانک ملی شعبه نظام وظیفه با روند کاری صدور ضمانت نامه برای معافیت آشنایی دارد و سریعتر کار شما را انجام می دهد. ولی اگر از شعب بانک های دیگر اقدام می کنید از عدم اطلاع کارمندهای آن بانک 
از روند صدور ضمانت نامه معافیت اصلا تعجب نکنید، چون کار معمول روزانه ای برای آنها محسوب نمی شود.

پیشنهاد می کنیم چنانچه از بانک ملی می خواهید اقدام کنید یک حساب سپرده در آن بانک باز کنید که در این حالت حدود 22.5 میلیون از شما دریافت میکند و هر ماه سود پول شما را به حساب جاری کوتاه مدت انتقال می دهد که می تواند باقیات الصالحات شما برای خانواده بعد از خروج شما از کشور باشد! توجه داشته باشید حساب حتما باید به نام شما باشد تا ضمانت نامه صادر شود.

پس از انجام مراحل بانکی و اخذ ضمانت نامه و نامه مربوطه باز باید به باجه امور مالی مراجعه کنید تا آن را تایید کند. بعد از تایید شما دوباره به باجه ی اولیه مراجعه میکنید تا نامه معافیت تحصیلی شما را صادر کند. از آن به بعد باید دو امضا از باجه های همانجا دریافت کنید و سپس به امضا رئیس برسانید. در این مرحله شما موفق به گرفتن معافیت تحصیلی شدید.

مرحله سوم : سازمان امور دانشجویان

دوباره خود را به میدان فردوسی و سازمان امور دانشجویان برسانید. یک نوبت دریافت کنید ولی منتظر نوبت نمانید. چرا که قبل از آنکه به کارمند مربوطه رجوع کنید باید اسکن نامه نظام وظیفه را در سایت آپلود کرده باشید. پس از ساختمان خارج شوید و به ساختمان اصلی سازمان (20 متر بالاتر) بروید. در همان طبقه همکف در گوشه ی سمت چپ شما اتاقی وجود دارد که سیستم آن متصل به اسکنر است. به راحتی میتوانید نامه خود را اسکن و در قسمت “وظایف شما” سامانه نشا، نامه معافیت را ارسال کنید. سپس به باجه های پایین مراجعه کنید و منتظر بمانید نوبت شما بشود.

چنانچه دانشجوی آزاد یا شبانه باشید نامهای به شما خطاب به دانشگاهتان 
برای اخذ گواهی فارغ التحصیلی و اخذ نمرات صادر میشود. اما اگر دانشجوی 
روزانه هستید (متاسفانه) به شما نامهای برای لغو تعهد رایگان یا همان 
پرداخت شهریه هایی که در طول تحصیل ندادید(!) خطاب به دانشگاه داده 
میشود. بعد از آن به اداره مربوطه به دانشگاه خود مراجعه کنید، آنجا شما 
را برای ادامه مراحل متناسب با شرایط راهنمایی خواهند کرد. معمولا میتوان 
بعد از دو یا سه هفته دانشنامه را از اداره فارغ التحصیلان دانشگاهتان 
دریافت کرد.

در پایان لازم است این نکته را متذکر شویم که همیشه اصل تمام مدارک خود از مدارکی که در هنگام ثبت نام در سامانه نشا آپلود کردید تا آخرین نامه ای که از سازمان دریافت میکنید را کپی کرده و در اختیارتان داشته باشید تا از وقت و انرژی خود بهترین استفاده را کنید.