روش ایمیل به استاد خارجی

چطور به یک استاد ایمیل بزنیم؟

پاسخ: ایمیل زدن به یک استاد باید به آسانی انجام شود. شما مدام در حال ایمیل زدن هستید! ولی ایمیل زدن به یک استاد با ارسال ایمیل به یک دوست یا فامیل متفاوت است. آداب ایمیل زدن رسمی و حرفه‌ای مطابق با آن‌چه که معمولا تصور می‌شود، نیست. همین امر باعث می‌شود که ارسال ایمیل اول به یک استاد بسیار استرس‌زا باشد.

توصیه‌های پیش‌رو به شما کمک می‌کند تا یک ایمیل مناسب بنویسید و پاسخی درخور دریافت کنید.

آغاز نامه

پاسخ: نامه‌ی خود را با “Dear” یا “Hello” آغاز نمایید. این اولین و مهم‌ترین نکته در ایمیل زدن به اساتید و یا به طور کلی در ایمیل‌های رسمی است. “Hey” و حتی از دید برخی از اساتید “Hi” از واژگان غیررسمی محسوب می‌شوند.

عنوان و نام

پاسخ: نامه سپس باید با عنوان و نام استاد ادامه پیدا کند. این امر ممکن است به نظرتان خیلی رسمی بیاید، اما این نکته‌ی بسیار مهمی برای احترام به استاد و موقعیت او است. حذف عنوان و استفاده از واژه‌ای نادرست می‌تواند سهوا موجب آزرده شدن استادتان گردد. اغلب مدرسان باید با عنوان “Professor” یا “Doctor” مورد خطاب قرار گیرند و در ادامه نیز نام خانوادگی آنان ذکر گردد. قبل از کلیک بر روی “send” حتما از املای صحیح اسم و عنوان استاد اطمینان حاصل نمایید.

نگارش SOP

پیشینه ارایه دهید

پاسخ: برخی از اساتید صدها دانشجو دارند و ممکن است برای تشخیص شما و پاسخ به سوالتان به برخی از سوابقتان نیاز داشته باشند. این امر خصوصا وقتی می‌خواهید برای اولین بار ایمیل بزنید صحیح است. ساده‌ترین راه برای شناساندن خودتان این است که بگویید کدامیک از کلاس‌های آنان را دارید و چه روزی کلاس دارید. البته اگر مطمئن هستید که استاد شما را به اسم می‌شناسد، این بخش می‌تواند از ایمیلتان حذف گردد.

مختصر بنویسید

پاسخ: اساتید تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند. بنابراین حتما متن ایمیل را ساده و کاملا مرتبط با درخواست خود بنویسید. سوال خود را به طور روشن بیان کنید تا استاد مجبور نباشد برای فهمیدن منظور شما چند بار نامه را بخواند. همچنین می‌توانید با لیست کردن مراحلی که پیش از آن برای رسیدن به پاسخ طی نموده‌اید، از تعداد ایمیل‌های مورد نیاز برای رسیدن به جواب بکاهید. این موارد می‌تواند شامل چک نمودن سیلابس (کهیک ضرورت قبل از ارسال ایمیل به هر استادی می باشد)، پرسیدن از یک هم‌کلاسی، و صحبت با تدریس یار (TA) ‌باشد.

پایان مناسب

پاسخ: ایمیل را با یک پایان مناسب همراه با نام خود تمام کنید. واژگان ساده‌ای مانند “Best”، “Cheers”، یا “Thanks” به همراه نام و نام خانوادگی. خصوصا اگر آدرس ایمیل شما شامل نام کاملتان نیست، نوشتن نام کامل استاد را در شناسایی شما و یافتن نامتان در سیستم کمک می‌کند.

استفاده از یک موضوع مناسب برای ایمیل

پاسخ: ایمیل شما به یک موضوع مناسب نیاز دارد. موضوع مناسب نه تنها به استاد کمک می‌کند، بلکه حتی از اسپم شدن ایمیل شما جلوگیری می کند. موضوع ایمیل باید ساده و بیانگر محتوای نامه باشد. چیزی مانند “Question about [Class Name] paper” یا “Meeting request” مناسب است.

حرفه‌ای باشید

پاسخ: ارتباط شما و استاد یک رابطه‌ی کاری است و این امر باید در محتوای ایمیل بروز نماید. بدین معنا که باید در نگارش تماما از واژگان و دستور زبان رسمی استفاده نمایید (این شامل استفاده از حروف بزرگ (Capital letter) و علائم نیز می‌گردد). از شکلک‌ها (emojis) به هیچ‌ وجه استفاده نکنید. زیرا اگرچه آنان به یک وسیله‌ی ارتباطی متداول تبدیل گردیده‌اند، ولی به متون رسمی تعلق ندارند. حتما یک دور ایمیل را بخوانید تا پیش از ارسال ایمیل اشتباهات احتمالی را بر طرف نمایید. ضمنا شما باید از ذکر هرگونه جزئیات شخصی غیرضروری در ایمیل خود پرهیز نمایید. اگر یک کلاس را از دست داده‌اید، نیازی نیست به جزئیات آن بپردازید. زندگی شخصی شما به تماس کاری شما و استاد هیچ ارتباطی ندارد.

ایمیل را از آدرس الکترونیکی دانشگاه خود ارسال نمایید

پاسخ: استفاده از آدرس الکترونیکی دانشگاه موجب رسمی‌تر شدن ایمیل و نیز تضمین عبور آن از فیلتر اسپم دانشگاه خواهد شد. آدرس ایمیل دانشگاهی همچنین این نکته را به استاد می‌رساند که شما دانشجوی همان دانشگاه هستید که قاعدتا در این صورت ایمیل شما را جدی‌تر می‌گیرد.