نحوه مکاتبه با اساتید خارجی و ایمیل به اساتید خارجی برای پذیرش

بسیاری از متقاضیان پذیرش دانشگاه های خارج از کشور، همواره در مورد نحوه ی مکاتبه با اساتید و شیوه ی بیان درخواست خود دغدغه های بسیار دارند. بدین دلیل که شاید برای افراد زیادی روند پیشرفت مراحل اپلای و شیوه ی مکاتبه رسمی با اساتید ناآشنا باشد. از آنجایی که یکی از اساسی ترین و ابتدایی ترین قدم ها در فرایند اپلای تماس با اساتید و مکاتبه با اساتید برای پذیرش دانشگاه است، در این مطلب قصد داریم از صفر تا صد این موضوع را بررسی کنیم. در قدم صفر شما لازم است یک رزومه تحصیلی حرفه¬ای برای خود آماده کنید و بعد به دنبال استاد باشیم. 

جست و جو برای استاد:

در ابتدا لازم است کشور و دانشگاه مورد نظر خود را از سایت و رنکینگ های معتبر موجود مانند

• QS
• USNews

• سازمان امور دانشجویان

  و … مشخص کنیم. بعد از آن معمولا با یک جست و جوی ساده در گوگل با کلید واژه های “اسم دانشگاه” و “زمینه مورد علاقه خود برای ادامه تحصیل” میتوانید اسم اساتید با Research Interests مشترک خود پیدا کنید. اگر با جست و جوی ساده نتوانستید نتیجه ی دلخواه بگیرید مجبورید دنبال راه پیچیده تر باشید که شامل جست جو در سایت دانشگاه، پیدا کردن اساتید و زمینه های تحقیقاتی آن ها در گروه یا دانشکده مورد نظر خواهد بود .

نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی

راه دیگر پیدا کردن اساتیدی که شانس گرفتن پذیرش شما از طریق آن ها خیلی بیشتر است و مکاتبه با اساتید برای پذیرش، افرادی هستند که از مقالات و تالیفاتشان برای نوشتن پایان نامه یا مقاله هایتان استفاده کردید که به راحتی اسم آن ها رو می شود از قسمت رفرنس مقالات خود پیدا کنید.

صفحه ی شخصی یک استاد بر روی سایت رسمی دانشگاه معمولا از چند بخش تشکیل 
شده است:

• اول اطلاعات تماس استاد که از آن فقط به ایمیل نیاز دارید.
• دوم  Research Interests که به دقت مواردش را مطالعه کنید و اطمینان حاصل کنید که مطابق با علایق شماست و بخش های بعدی که مربوط به مقالات و افتخارات و سوابق آن فرد است، نگاه اجمالی بهش داشته باشید.

بیشتر بخوانید:

نوشتن رزومه تحصیلی برای اپلای

تماس با استاد از طریق ایمیل:

قبل از هرچیز، چند باید و نباید را در تمامی مراحل مکاتبه با اساتید در نظر داشته باشید.

لحن درست و آغازی مودبانه

اول اینکه لحن و جملات شما باید کاملا محترمانه و رسمی باشد. سعی کنید مقدمه ایمیل خود را با کلمات و جملات مودبانه شروع کنید. سعی کنید از عبارات مودبانه و رسمی مثل Dear Dr، Dear Prof، Respected Prof استفاده کنید.

به هیچ عنوان از عبارت Mr، Ms و ... استفاده کنید. استفاده از کلماتی مثل روزبخیر، صبح بخیر و ... نیز درست نیست. 

رعایت نکات نگارشی، بخصوص علائم نگارشی در زبان انگلیسی بسیار مهم است و باید در متن ایمیل به استاد رعایت شود.

چاپلوسی ممنوع

دوم اینکه متن ایمیل در عین محترمانه بودن باید بدون تعارف و چاپلوسی تنظیم شده باشد. به طور کلی بسیاری ازتعارفات مرسوم در فرهنگ ما به شکلی عجیب برای افراد خارج از کشور تفسیر می شود، پس در انتقال پیام و منظورتان راحت باشید و درخواست خود را به صورت روشن مطرح کنید.

بیشتر بخوانید:

ددلاین دانشگاه های خارجی برای اپلای

بیان توانایی‌هایتان

در اولین پاراگراف یک بیوگرافی از خودتان ارائه دهید و سعی کنید توانایی‌هایتان را به خوبی بیان کنید. دقت داشته باشید  متن ایمیل های شما باید کوتاه و فقط دربردارنده ی نکات اصلی باشد. بخصوص در پاراگراف اول شما باید کاری کنید خواننده ترغیب به مطالعه ادامه ایمیل شود. و در نهایت باید بگوییم ایمیل های بلند معمولا تاثیرپذیری کمتری دارند.

دروغگویی ممنوع

 تمامی مطالب عنوان شده توسط شما باید عین واقعیت و راست باشد. به شدت از عنوان هرگونه مطلب غیرواقع برای مکاتبه درهرمرحله پرهیز کنید.

به تحقیقات استاد اشاره کنید

در پاراگراف دوم باید دربازه تحقیقات استاد صحبت کنید. صحبت درباره این تحقیقات نشان می‌دهید شما آگاهانه و با دلایل منطقی یک استاد را انتخاب کرده‌اید. سعی کنید بین تحقیقات استاد موردنظر و توانایی‌ها، علاقه و تحقیقات خود ارتباطاتی را بیان کنید. این بخش بسیار مهم بوده و اثرگذاری بالایی دارد.

به چند استاد همزمان ایمیل نفرستید

یکی از مهمترین نکات اینکه به هیچ عنوان به اساتید مختلف از یک دانشکده همزمان ایمیل نزنید. چنانچه از طریق صحبت یا جلسات کمیته پذیرش دانشگاه مشخص شود یک متقاضی با بیش از یک استاد در تماس و مکاتبه بوده، بدون هیچ اقدامی پرونده ی شما را کنار می گذراند. تنها زمانی مجاز به تماس با اساتید دیگر هستید که استاد موردنظر در جریان باشد یا از آن استاد بعد از مدتی پاسخی دریافت نکردید. 

بدنه اصلی ایمیل 

1. معرفی نام و نام خانوادگی و سوابق دانشگاهی و کشور محل تحصیل خود،

2. بیان گرایش مورد علاقه ی تحصیلی و تحقیقاتی خود،

3. ذکر عنوان پایان نامه و تحقیقات مرتبط با گرایش مورد علاقه تان که انجام داده اید،

4. دلیل علاقه به همکاری با تحقیقات استاد مورد نظر (صرفا بیان اینکه زمینه ی مورد علاقه و تحقیقاتی شما با استاد مشترک است در این مرحله کافی می باشد. حتما ذکر کنید که صفحه شخصی و تالیفات او را مورد بررسی قرار دادید)

5. بیان درخواست خود مبنی بر در نظر گرفتن شما به عنوان یک کاندید برای پوزیشن زیر نظر آن استاد

6. ارجاع به رزومه شما در پیوست ایمیل برای کسب آشنایی بیشتر

قبل از ارسال ایمیل افزونه هایی مانند mailtracker در جیمیل یا موارد مشابه را در مرورگر خود فعال کنید. این افزونه ها از باز شدن میل توسط 
مخاطب شما را مطلع خواهد کرد.

این اطلاع باعث خواهد شد که در صورت گذشت یک هفته از باز شدن ایمیل توسط استاد و عدم دریافت پاسخ، با خیال آسوده با اساتید دیگر در دانشکده شروع به مکاتبه کنید و یا در صورت مطلع شدن از عدم دریافت ایمیل، تلاش مجدد برای تماس با استاد مورد نظر داشته باشید.

پاسخ اساتید چگونه خواهد بود؟

رد درخواست

به علت پر بودن پوزیشن ها و یا عدم علاقه به همکاری با شما جواب منفی به درخواست شما میدهد که معمولا احتمال گرفتن چنین پاسخی کم است. در این وضعیت به دنبال اساتید دیگر دپارتمان بروید.

پاسخ مبهم

جواب قطعی یا مشخص نمیدهد. با اینحال معمولا در متن ایمیل (بررسی یک نمونه ایمیل مکاتبه با استاد به شما کمک می کند) شما را به اپلای برای پوزیشن تشویق می کند. در این مورد هیچ احتمالی از گرفتن پذیرش این دانشگاه نمیتوان پیش بینی کرد.

درخواست اطلاعات یا مدارک بیشتر

اطلاعات یا مدارک بیشتر از شما میخواهد. این نشانه ی بسیاری خوبی است که رزومه شما در نگاه اول برای استاد جذاب بوده و تمایل برای همکاری با شما را دارد. در این مورد ممکن است استاد از شما کار خاصی مانند مطالعه مقاله، حل سوال و یا دست نوشته ای کوتاه در مورد یک موضوع بخواهد. اپلای در این دانشگاه ها بسیار توصیه می شود. سعی کنید در اسرع وقت ضمن تشکر از توجه استاد به درخواست شما، اطلاعات یا مدارک مورد نیاز را در اختیار او قرار دهید و با او در تماس باشید.

قبول درخواست

از شما میخواهد برای مصاحبه آماده شوید. این بهترین پاسخی است که میتوانید برای درخواست خود دریافت کنید. اگر استاد زمان مشخصی از برنامه روزانه خود را برای ارزیابی شما از طریق مصاحبه اختصاص دهد، نشان دهنده ی آن است که رزومه و توانمندی های شما برای او بسیار جذاب بوده است. بدین ترتیب باید خود را برای یک مصاحبه تاثیرگذار آماده کنید.

از آنجایی که ممکن است انجام مصاحبه آن هم به زبان غیرمادری برای بسیاری از متقاضیان نا آشنا و حتی استرس زا باشد به زودی در مطلبی دیگر در همین سایت چگونگی آمادگی برای یک مصاحبه موفق با در نظر گرفتن تمام سناریوهای ممکن را بررسی خواهیم کرد.

مصاحبه با اساتید خارجی برای پذیرش

برای این مطلب کافی است بدانید که اغلب مصاحبه ها در یک چهارچوب مشخص بین زمان 20 تا 60 دقیقه انجام می شود که با دانستن آن چهارچوب می توانید بدون نگرانی برای آن آماده شوید. از شما انتظار نمی رود بتوانید با زبان انگلیسی به راحتی ارتباط برقرار کنید و این موضوع برای تمامی اساتید بین المللی قابل قبول است. پس از این جهت به هیچ وجه به خود سخت نگیرید و در طول مصاحبه کافی است فقط با دقت گوش دهید و سعی کنید با تامل و آرامش ارتباط برقرار کنید.

چند نمونه متن ایمیل به استاد خارجی

به نقل از سایت biology.nd.edu نمونه‌ زیر برای استفاده در مکاتبه با اساتید خارجی برای پذیرش مناسب است.

Fwd: Prospective Graduate Student

Dr. Kornbluth,

I am a senior biology major at the University of Notre Dame. I am applying to the CMB program and am very interested in your work. After glancing at a few of your recent papers and your research summary I find your work with apoptosis very interesting. Will you be taking on new students next year? If I am invited to interview, is there any way you will be able to meet with me? I have worked on several different research projects as an undergraduate in Dr. David R. Hyde's lab at the University of Notre Dame. The Hyde lab is interested in the signals that initiate Muller glia division post-light damage. My first research project was characterizing the role of leukemia inhibitory factor (LIF) in the activation of cell proliferation in the undamaged zebrafish retina. I am also working on several experiments that are related to a genetic screen that the Hyde lab plans on performing to identify mutants in the regeneration pathway--I am developing a neuroD4:EGFP transgenic line for use in this screen and I am characterizing the extent of damage and regeneration in sheer zebrafish retinas. Finally, I am characterizing the chx10:EGFP transgenic line during retinal development and regeneration.

Please find my CV attached.

Thank you for your time,

--Lauren Lilley

نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش دکتری

Dear Prof. _____

My name is AAA, I am a student at the AAA college and I have a major in AAA. Right now I am a junior, but I am preparing to graduate this year. I also have experience in the college summer program and a GPA score of 4.

I am looking to attend the graduate school AAA, specializing in AAA. During one of my classes, I had the opportunity to read your article on AAA, I enjoyed it a lot and it allowed me to gather some ideas regarding future research I can do. I’ve also bee exploring a multitude of ideas that I could work on. My project will focus on AAA and AAA, and I would like to explore multiple different questions.

I would like to inquire if you are accepting any graduate students. I’ve been working on numerous projects and received multiple awards, as you can see from my attachments. I would be delighted to work with you and receive all the necessary guidance needed to complete my research. 

Please find in the attachment my CV. I am looking forward to hearing your reply and potentially working with you.

Best regards,

Your name

کلام آخر

در پایان لازم است به این مطلب اشاره کنیم که هر پاسخ مثبت یا امیدوارکننده ای که دریافت کردید هیچ تضمینی برای اخذ پذیرش از آن دانشگاه ایجاد نمیکند. در مواردی دیده شده که استاد قول حمایت از شما در کمیته پذیرش داده یا حتی به شما خوش آمد گفته است (!) ولی بعد از چند هفته حتی جواب ایمیل شما را ندهد. با اینحال احتمال این اتفاق زیاد نیست و بدیهی است دانشگاه هایی که جواب های امیدوارکننده از آن دریافت می کنید 
باید اولویت های شما را تشکیل دهد.

سوالات متداول

بهتر است محتوای ایمیل به اساتید خارجی چند کلمه باشد؟

به صورت استاندارد 250 تا 300 کلمه مناسب است.

چه زمانی بهتر است مکاتبه با اساتید خارجی برای اپلای را شروع کنم؟

3 ماه قبل از مهلت درخواست پذیرش مکاتبه با استاد موردنظر را شروع کنید.